Lokale overheden hebben het vaak moeilijk om efficiënt die specialismen te leveren die noodzakelijk zijn voor de goede werking van hun administratie.
Deze overheden zijn betrokken in heel wat processen waar de provincie Oost-Vlaanderen ook actor is.
De efficiënte werking van de lokale overheden is in het belang van alle actoren (burger, ondernemingen, andere overheden ...). De provincie Oost-Vlaanderen kan vanuit haar bestaande intermediaire rol en invulling gevend aan artikel 2 (§2, 2e) van het Provinciedecreet, een ondersteunende, coördinerende rol spelen bij het participatorisch inzetten van deskundigheid bij deze lokale overheden.
Zij beschikt hiervoor over eGov, dat als missie heeft externe informaticagerelateerde ondersteuning te bieden en daarbij intermediair op te treden naar de hogere overheden toe.
Een archiefbeheersysteem is nodig om metadata en processen in archief- en informatiebeheer beter te kunnen beheren. Door metadata en processen op een juiste manier te beheren, kunnen documenten op lange termijn bewaard worden, zowel in analoge als digitale context. Burgers en medewerkers van een betrokken organisatie hebben hierdoor makkelijker toegang tot informatie, dit conform de relevante wetgeving.
De provincie Oost-Vlaanderen stelt het archiefbeheersysteem ter beschikking, inclusief dienstverlening (zie overeenkomst in bijlage).
De provincie Oost-Vlaanderen wil de kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit in de werking van archief- en informatiebeheer bij Oost-Vlaamse lokale besturen bevorderen, dit door eenzelfde basis te leggen voor archief- en informatiebeheer. Het archiefbeheersysteem verbetert de toegankelijkheid en beschikbaarheid van overheidsinformatie en -documenten voor burgers en personeel van de lokale besturen. De provincie Oost-Vlaanderen stimuleert de Oost-Vlaamse lokale besturen om overheidsinformatie en -documenten via het archiefbeheersysteem publiek te maken.
Het team archief wenst het basispakket af te nemen, voor een kost in het eerste jaar van 9.800 EUR (exclusief btw) en jaarlijks vanaf het tweede jaar een kost van 4.650 EUR (exclusief btw). De overige niveaus binnen de pakketten bieden extra's aan (licenties, hosting, SaaS-implementaties ...) en zijn (nog) niet van toepassing.
Het team overheidsopdrachten (leveringen en diensten) adviseert om deze samenwerkingsovereenkomst met de provincie Oost-Vlaanderen (eGov) goed te keuren.
Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 19 december 2019 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.
met algemene stemmen (38)
akkoord te gaan om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met de provincie Oost-Vlaanderen (eGOV) voor het ter beschikking stellen van hun Gemeenschappelijk Archief- en Informatiesysteem (GIAS) tegen volgende voorwaarden:
- kostprijs op jaarbasis: 4.650 EUR (exclusief btw);
- extra instapkost in het eerste jaar: 5.150 EUR (exclusief btw);
- duurtijd van minimaal één jaar, met jaarlijks stilzwijgende verlenging. Er is een eventuele uitstapkost van 2.324 EUR (exclusief btw).