2020_GR_00132 - Diensten: energiemanagementsysteem JEM: wijze van gunning, raming en voorwaarden: goedkeuring

1) Doelstelling & engagement
- energie besparingen generen, visualiseren, opvolgen en waar nodig bijsturen;
- comforteisen van de gebruikers verzekeren en bewaken;
- opvolging van de werking en het onderhoud van de technische installaties (Asset beheer).

2) Gebouwen buiten het energieprestatiecontract (EPC) contract
Het is de bedoeling een besparing van 10 tot 15 % te realiseren op het totale energieverbruik van de gebouwen die reeds beschikken over een gebouwbeheersysteem (en niet deel uitmaken van het EPC-contract).
Er kan een besparing van 10 tot 15 % worden gerealiseerd door aankoop van modules 'Energie Monitoring' en 'Asset beheer' van een geavanceerde tool voor energiebeheer (JEM) en adequate opvolging van storingen. Een simulatie van de kostprijs JEM is als bijlage gevoegd.

3) Gebouwen binnen het energieprestatiecontract (EPC) contract
De Energy Saving Company (ESCO) wordt verplicht om JEM te gebruiken als energiemanagementsysteem (EMS) en asset beheersysteem binnen het kader van het EPC-contract. JEM zal worden opgelegd als brondata voor alle rapportering, tellers onderhoudsacties en wijzigingen in het EPC-contract, zodoende er geen dataverlies is na het verlopen van het contract. Er is door deze aanpak controle op de correctheid van de gebruikte brongegevens voor de rapportering.
De ESCO krijgt een gebruikerstoegang tot de gebouwen, de meterstructuur en de verbruiken die onderdeel uitmaken van het EPC-contract.

4) Motivering gebruik onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
art. 42 §1 d) de werken, leveringen of diensten kunnen alleen door een bepaalde ondernemer worden verricht, om een van de volgende redenen:
i) De opdracht heeft als doel het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie;
ii) Mededinging ontbreekt om technische redenen;
iii) Uitsluitende rechten moeten worden beschermd, met inbegrip van de intellectuele eigendomsrechten (bescherming van exclusieve rechten/alleenrecht).
De motivatie is gebaseerd op:
ii) Mededinging ontbreekt om technische redenen.

Het JEM energiemanagementsysteem is een gecoördineerde monitoring- en analysetool die de energieconsumptie en de werking van de technische installaties registreert, visualiseert, rapporteert, analyseert, argumenteert en correct (bij)stuurt.
JEM is een oplossing met volgende onderscheidende kenmerken:
De JEM-toepassing is Cloud-based, het maakt gebruik van een data-collector en gebruikt BACNET als communicatieprotocol.
JEM is een geïntegreerde oplossing die bestaat verder uit verschillende modules:
- energiemodule;
- kiosk software;
- huurdersmodule;
- financiële module.
JEM baseert zich op de data die hij uit het Johnson Controls Metasys systeem haalt.

Het Johnson Controls Metasys systeem is op zijn beurt dan weer de software van het gebouwbeheersysteem welke de stad Sint-Niklaas geïmplementeerd heeft voor het centraal beheer vanop afstand van zijn verwarmings -en luchtbehandelingsinstallaties in het leeuwendeel van zijn gebouwenpark. Op deze manier is JEM de ideale hefboom om het reeds geïnstalleerde gebouwbeheersysteem op te volgen en de energieprestaties van de gebouwen overkoepelend te analyseren en gerichte verbetervoorstellen te formuleren.
Johnson Controls staat reeds in voor het beheer van de veldapparatuur van het  gebouwbeheersysteem. Hierdoor kan deze firma effectief en correct gaan sturen zonder dummy variabelen. Johnson Controls kent de programmatie van de regelaars en kent de  functionaliteiten van het besturingssysteem van de regelapparatuur en tenslotte weet Johnson Controls hoe ze kunnen ingrijpen.

Het grote voordeel van de combinatie tussen het bestaande Johnson Controls Metasys systeem en het JEM energiemonitoringsysteem is dat Johnson Controls kan:
- meten;
- registreren;
- rapporteren;
- analyseren;
- argumenteren;
- correct (bij)sturen.

Johnson Controls heeft dus de mogelijkheid om de volledige cyclus te beheersen waar andere leveranciers dat niet kunnen. Andere leveranciers kunnen enkel meten, registreren, analyseren en rapporteren. Bovendien kunnen andere leveranciers geen concrete verbetervoorstellen doen aangezien ze niet weten hoe de (regel)apparatuur effectief wordt gestuurd, Johnson Controls kan hier een stap verder in gaan.

5) Samenvatting
a. EMS buiten het energieprestatie (EPC) contract
Binnen de gebouwen die in beheer blijven bij de eigen uitvoerende diensten zal het EMS systeem instaan voor:
- meten;
- registreren;
- rapporteren;
- analyseren;
- argumenteren;
- correct (bij)sturen.
Hierdoor kan een besparing van 10 tot 15 % worden gerealiseerd op de energiefactuur van de gebouwen buiten het EPC-contract.

b. EMS binnen het energieprestatie (EPC) contract
Binnen het EPC contract zal het EMS systeem instaan voor:
- meten van energiegebruiken
- registreren van energiegebruiken
- rapporteren

6) Kostprijs
Kostprijs om de gebouwen binnen en buiten het energieprestatie (EPC) contract te ontsluiten op het JEM systeem (bedragen inclusief btw):

MJP 000064/000063, Actie: AC000045: Een cel energiebeheer oprichten
Exploitatie:
- 2020: 0 EUR
- 2021: 18.150 EUR (JEM)
- 2022: 18.150 EUR (JEM)
- 2023: 18.150 EUR (JEM)
- 2024: 18.150 EUR (JEM)
- 2025: 18.150 EUR (JEM)
Investeringen:
- 2020: 12.826 EUR (JEM)
- 2021: 16.737 EUR (JEM) + 20.000 EUR (investeringen energie besparende technieken) = 36.737 EUR
- 2022: 20.000 EUR (investeringen energie besparende technieken)
- 2023: 15.541 EUR (JEM) + 20.000 EUR (investeringen energie besparende technieken) = 35.541 EUR
- 2024: 20.000 EUR (investeringen energie besparende technieken)
- 2025: 20.000 EUR (investeringen energie besparende technieken)

MJP 000312, AC 000261 Uitvoeren klimaatacties.
Exploitatie:
- 2020: 12.100 EUR (JEM)

7) Looptijd
De looptijd van het contract wordt vastgelegd op vijf jaar, met de mogelijkheid om deze overeenkomst voor eenzelfde periode te verlengen.

Door de dienst overheidsopdrachten en administratie werd een bestek opgesteld met nummer 2020/010aa.

De indicatieve raming bedraagt:
- Investeringskosten JEM (periode 2020 tot en met 2025): 45.104 EUR, inclusief btw.
- Investeringskosten energie besparende investeringen (periode 2020 tot en met 2025): 100.000 EUR, inclusief btw.
- Exploitatiekosten JEM (periode 2020 tot en met 2025): 102.850 EUR, inclusief btw.

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Decreet lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 56 §3, 5°.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 19 december 2019 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.