Vóór de coronacrisis waren veel medewerkers nog niet vertrouwd met het principe van telewerk. Daar kwam dit jaar verandering in. Alle medewerkers die konden telewerken, moesten dit plots noodgedwongen doen. Medewerkers hebben van het telewerken kunnen proeven en heel wat medewerkers zijn er ondertussen aan gewend. Dit massaal telewerken was bovendien de grootste digitale training ooit. Virtueel vergaderen is normaal geworden. Die opgebouwde expertise gaat niet meer weg, waardoor er ook na corona blijvend zal kunnen ingezet worden op het digitale.
De corona lockdown heeft aangetoond dat onze organisatie klaar is voor een uitgebreidere vorm van telewerk.
We vertrekken vanuit enkele uitgangspunten.
Dienstverlening: onze organisatie is een aanbieder van diensten voor de burgers, ondernemingen en bezoekers van de stad Sint-Niklaas. Een goede en efficiënte werking van de dienst primeert dus bij de uitbouw van een kader rond telewerk. Daaruit volgt dat niet alle functieprofielen geschikt zijn voor het concept telewerk. Medewerkers die constant aan de balie zitten, medewerkers die kinderen opvangen… zullen niet in aanmerking komen voor telewerk, omdat de aard van hun werk daarvoor niet geschikt is. Daaruit volgt dat er duidelijke afspraken rond permanentie moeten gemaakt worden. Een dienst kan niet efficiënt draaien wanneer medewerkers tijdens de kantooruren onbereikbaar zijn.
Aantrekkelijke werkgever: het is belangrijk een beleid uit te bouwen dat aantrekkelijk is voor de arbeidsmarkt, waar flexibiliteit en work/life balance een belangrijke rol spelen voor potentiële werknemers.
Open feedbackcultuur en welzijnsbeleid: onze organisatie, die staat voor een open feedbackcultuur en een krachtig welzijnsbeleid, moet een kader rond telewerk opbouwen vanuit vertrouwen. Vertrouwen naar de werknemer en naar de toekomst toe.
De te behalen resultaten primeren. De doelstellingen en verwachtingen worden vooraf in onderling overleg tussen de leidinggevende en de medewerker vastgelegd (functie/taakbeschrijving). Medewerkers moeten voldoende autonomie krijgen om hun werk te organiseren. Er moet blijvend ingezet worden op een cultuur van motivatie. Leidinggevenden moeten ondersteund worden in het begeleiden en opvolgen van medewerkers die thuiswerken. Leiderschap wordt versterkt door menselijkheid te tonen, door contact te maken. Er mag dus niet enkel energie gaan naar het behalen van resultaten, maar ook naar zij die dit resultaat neerzetten: oprechte aandacht, waardering voor de inzet van medewerkers, tonen dat hun inspanningen gezien en gewaardeerd worden.
Opmerkingen die zijn gemaakt na een periode van enkele maanden voltijds telewerk zijn:
- dat de communicatie soms moeizaam verliep;
- dat de cohesie binnen een team verminderde;
- dat leiding geven vanop afstand geen evidentie is;
- technische problemen in verband met telefonie (het moeten gebruiken van een privé telefoonnummer, niet kunnen doorschakelen…);
- geen goede computer.
Hiermee moet uiteraard rekening worden gehouden bij de uitbouw van een kader rond telewerk.
Wat zijn de voordelen van telewerk?
Efficiënter werken: medewerkers die thuis kunnen en willen werken kunnen productiever zijn. Je werkt in een rustigere omgeving, waar je geconcentreerd kan doorwerken en waar je minder gestoord wordt door passanten en collega’s (bijvoorbeeld landschapsbureaus).
Een beter evenwicht tussen werk en privé: het welbevinden van werknemers kan toenemen. Stress en burn-outklachten kunnen dalen wanneer medewerkers meer invloed krijgen op de keuze van hun werkplek.
Aantrekkelijke werkgever: flexibiliteit en de balans tussen werk en privé zijn een belangrijke factor bij de zoektocht naar werk. Om de juiste profielen aan te trekken is het dus noodzakelijk een flexibel en aantrekkelijk systeem rond telewerk uit te bouwen.
Duurzaamheid: telewerk leidt tot een vermindering van het woon-werkverkeer. Dit past in het kader van een duurzaam personeelsbeleid. Daarnaast zal je ook minder woon-werkverkeer moeten uitbetalen. Als werknemer win je aan tijd, want je verliest geen tijd aan de verplaatsing.
Infrastructuur: verminderen van het aantal gebouwen en bureaus is een mogelijk gevolg van een doorgedreven beleid rond telewerk.
De hoofdlijnen van het voorstel van aanpassing van het kader telewerk zijn als volgt. Telewerk is niet verplicht maar gebeurt op vrijwillige basis: sommige medewerkers werken liever niet thuis. Medewerkers worden niet verplicht om te werken van huis uit.
Telewerk is geen recht: telewerk kan niet worden geëist door de werknemer. Aangezien het dienstbelang primeert beslist de leidinggevende in samenspraak met de werknemer over het al dan niet uitvoeren van telewerk. Indien de aanwezigheid op de werkvloer vereist is, dan primeert dit op een aanvraag voor telewerk. Zo kan er geen vaste dag telewerk worden geclaimd.
Uren telewerk: maximaal 50 % van de tewerkstellingsbreuk kan via telewerk worden ingevuld.
Om de cohesie van een team in stand te houden is een minimale aanwezigheid van 50 % per week nodig. Op deze manier kan gemeenschappelijk werkoverleg worden georganiseerd, aanwezigheid op de werkvloer houdt de connectie met de collega’s op een ander niveau dan de louter digitale communicatie…
Indien er een grotere aanwezigheid dan 50 % van de tewerkstellingsbreuk op de werkvloer wordt gevraagd omdat dit de werking van de dienst ten goede komt, dan primeert dit op een aanvraag rond telewerk. Bijvoorbeeld medewerkers die halftijds werken, leidinggevende medewerkers… zullen waarschijnlijk zelden 50 % van hun werktijd kunnen telewerken.
Per potentiële telewerker wordt er een taakomschrijving gemaakt. Op basis daarvan kunnen werknemer en leidinggevende, in samenspraak met de clustermanager, samen bekijken in welke mate telewerk mogelijk is en kan het telewerk worden opgevolgd (open feedbackcultuur). Niet elke job leent zich tot telewerk. Op voorhand wordt duidelijkheid gecreëerd of een functie geschikt is om op afstand uit te voeren. Als leidinggevende is het belangrijk om in het kader van de open feedbackcultuur op geregelde tijdstippen de resultaten met de medewerker te bespreken.
Er worden richtlijnen/adviezen uitgewerkt en gecommuniceerd over afspraken rond bereikbaarheid en beschikbaarheid tijdens telewerk (bijvoorbeeld afspraak dat een telewerker binnen een bepaalde termijn moet antwoorden, duidelijke afspraken rond telefonische permanentie). Voor flexibele uurroosters geldt dat men telefonisch bereikbaar moet zijn tijdens de reguliere stamtijden.
Prikken voor prestaties is steeds verplicht, zowel op de werkvloer als thuis. Thuis kan dit via de digitale prikklok. Telewerk wordt op voorhand aangevraagd via de tijdsregistratie (code) en goedgekeurd door de leidinggevende. Bij de aanvraag wordt kort verwoord welke taken thuis zullen worden uitgevoerd.
ICT-materiaal zal door de werkgever worden voorzien voor de telewerker. Individuele laptop en smartphone worden toegekend op basis van het werkprofiel of via een dienstlaptop.
De doorschakeling van vaste lijnen (werktelefoon) naar gsm wordt voor alle lijnen mogelijk gemaakt.
De werknemer staat zelf in voor een vlot werkende internetverbinding en een goede werkomgeving tijdens het telewerken.
In een beschermde omgeving kan men informatie veel beter beveiligen. Er worden duidelijke regels opgesteld rond gevoelige info, wat bij cybercriminaliteit… zodat medewerkers weten hoe ze daarmee moeten omgaan.
Er wordt in normale omstandigheden geen bijkomende vergoeding of een andere tussenkomst voorzien voor de telewerker.
De diensten HR, preventie en bescherming op het werk en communicatie ondersteunen bij volgende aspecten:
- extra aandacht voor communicatie 'verbindend communiceren' tussen leidinggevende en werknemer;
- blijvende inzet op open feedbackcultuur;
- evaluatietrajecten indien het functioneren niet goed verloopt;
- hulp bij het opmaken van taakomschrijvingen (welke taken zijn geschikt voor telewerk);
- hoe in contact blijven (werkoverleg…);
- opleiding voorzien rond digitale tips & tricks in het kader van telewerk, telefonie…;
- veilige kantoorruimte: het is belangrijk dat telewerkers een gezonde en vooral veilige werkomgeving hebben. Sensibilisering in verband met ergonomie…
Er zijn een aantal uitzonderingen op bovenstaande principes.
Wanneer het warmte-actieplan actief wordt kan er worden afgeweken van de 50 % aanwezigheid op de werkvloer. Medewerkers kunnen tijdens deze momenten meer telewerken, mits toestemming van de leidinggevende en behoud van de dienstverlening.
Wanneer er zich een collectieve noodsituatie voordoet, waardoor telewerk een verplichting wordt vanuit de werkgever of hogere overheid, wordt er een forfaitaire vergoeding van 2 EUR/dag voorzien voor de telewerker die zich houdt aan de afgesproken werkafspraken.
Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
Decreet lokaal bestuur, artikel 40.
de wijzigingen aan het afsprakenkader voor telewerk goed te keuren.
Een exemplaar van het afsprakenkader wordt als bijlage aan de notulen van deze zitting gehecht.
het afsprakenkader voor telewerk toe te voegen als bijlage aan het arbeidsreglement.