2020_GR_00412 - Diensten: ICT: project geïntegreerde communicatie via raamovereenkomst Facilitair Bedrijf: instap en wijze van gunning, raming en voorwaarden: goedkeuring

In zitting van 21 maart 2014  besliste de Vlaamse Regering de door hen uitgeschreven raamovereenkomst 'Exploitatie-gebonden ICT-diensten ten behoeve van de Vlaamse Overheid en de lokale/provinciale besturen' (bestek nr. e-IB-2012-05) te gunnen aan de combinatie van ondernemingen bestaande uit enerzijds Hewlett-Packard Belgium bvba, met maatschappelijke zetel, 1831 Diegem, Hermeslaan 1a en het ondernemingsnummer 0402.220.594, en anderzijds Belgacom nv, met maatschappelijke zetel te 1030 Brussel, Koning Albert II-laan 27 en het ondernemingsnummer 0202.239.951.
De afdeling ICT wenst van deze raamovereenkomst gebruik te maken voor de uitvoer van het project 'geïntegreerde communicatie - GIC'. De indicatieve raming bedraagt 756.250 EUR, inclusief btw.
In het kader van de opdracht 'ICT-contract 2015 - Exploitatie-gebonden ICT-diensten ten behoeve van de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen' werd een bestek (met besteknummer e-IB-2012-05) uitgeschreven door het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid.
De selectieleidraad werd opgemaakt eind 2012, waarna de procedure werd gevoerd en in 2014 tot een gunning werd overgegaan. Zowel de noodzakelijke bestekdocumenten als de gunningsbeslissing worden als bijlage aan deze nota gehecht.
De raamovereenkomst heeft een looptijd van zeven jaar, vanaf 1 februari 2015 tot 31 januari 2022. Er werd hierbij gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot optreden als opdrachtencentrale, zoals voorzien in de wet van 15 juni 2006, ten aanzien van verscheidene entiteiten, waaronder ook de lokale en provinciale besturen. Aldus is stad Sint-Niklaas in staat om op dit contract terug te vallen voor afnames. Het betreft een niet-exclusieve overeenkomst, waardoor het stadsbestuur zich niet verplicht tot vast gebruik voor soortgelijke diensten bij instap op dit contract. De afdeling ICT wenst gebruik te maken van dit contract voor het luik 'Geïntegreerde Communicatie (GIC)' met als doelstelling het digitaal faciliteren van het plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Dit kadert binnen het grotere programma Plaats- en Tijdsonafhankelijk Werken (PETOW) en bestaat uit diverse projecten, waaronder dit groot technisch luik.
Gezien er een nieuwe visie werd ontwikkeld rond telewerken, met als uitgangspunt dat medewerkers meer kunnen thuiswerken, wordt Microsoft Teams het centrale communicatieplatform. De afdeling ICT wenst Microsoft Teams, gekoppeld aan een telecom-provider, centraal te stellen, en dit communicatieplatform uit te breiden met integratie van mobiele en vaste telefonie tot één transparant geheel.
Er zijn diverse technische oplossingen mogelijk. Net daarom is het belangrijk om te analyseren hoe externe diensten en personeelsleden met elkaar communiceren op vlak van telefonie, video en chat. Dit op een plaats- en tijdsonafhankelijke manier.

De projectaanpak bestaat uit vier hoofddomeinen:
1) Analyse en roadmap definitie
Functionele -en technische analyse:
- strategie bepaling;
- readiness (technisch, security …);
- communicatie policy (voice …);
- behoeften contactcenter;
- behoeften vergaderzalen (hybride meetings);
- opmaken gebruikersprofielen en bijhorende ICT-middelen;
- roadmap: Voorstellen mogelijke oplossingen en bijhorende budgetten

2) Proof of Concept  

3) Implementatie
- voorzien van de nodige ICT-middelen per gebruikersprofiel;
- telefonie integratie in MS Teams;
- nieuwe communicatie richtlijnen (voice …);
- opzetten contactcenter;
- inrichten (hoofd) vergaderzalen volgens nieuw principe.

4) Adoptie en governance
- gebruikers adoptie en opleidingen;
- operationele ondersteuning.

Reden en noodzaak van dit project:
- de genomen beslissingen omtrent een aangepast telewerkkader, waarbij ervoor gezorgd wordt dat mensen vaker thuis kunnen werken, met bijhorende aangepaste afspraken.
- de huidige telefonieoplossing is aan vervanging toe. Als belangrijke les uit de COVID-19 periode leerde de afdeling ICT dat de telefonische bereikbaarheid in kader van plaats- en tijdonafhankelijke werken ontoereikend was. Verder is er nood aan een dynamische schaalbare contactcenteroplossing. De (hoofd)vergaderzalen dienen daarnaast hybride meetings te faciliteren.

Doelstellingen:
- Faciliteren van het plaats- en tijdsonafhankelijk werken en het nieuwe kader rond telewerk op een digitale manier.
- Een uitbreiding van de individuele ICT-middelen gericht op bereikbaarheid, mobiel werken, digitaal vergaderen en telewerken. Smartphones krijgen een centrale plaats in de organisatie. Herwerken van de (voice) communicatie policy als basis voor het vernieuwen van de telefonieoplossing.
- Een centraal communicatieplatform (vast, digitaal en mobiel) met als doelstelling een diepgaande integratie met de werkplek, de verschillende kanalen, de dienstverlening en de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de medewerkers volgens de vereisten van de gekozen werkplek of ruimte (unified communication – UC).
- Dynamische contactcenter oplossing voor het klantencontactcentrum en het Welzijnshuis (inclusief infolijn).
- Inrichten van (hoofd)vergaderzalen volgens hun functionele behoefte en in functie van hybride vergaderen.

De roadmap (en bijhorend budget) volgt na de analysefase waardoor het budget nog kan schuiven. We vragen momenteel een principiële goedkeuring voor dit project. De roadmap en deelprojecten worden later voorgelegd ter goedkeuring. Het budget voor adoptie (opleidingsbudget) is slechts ruw ingeschat en vooraf niet meegenomen in de budgettering, ruwe schatting: 45.000 EUR, exclusief btw. Het maakt echter wel deel uit van deze opdracht. De geschatte investeringskost van 240.000 EUR, exclusief btw, wordt voorzien in MJP-2021. De geschatte exploitatiekost bedraagt 85.000 EUR, exclusief btw, waarbij het bestaande telefoniecontract van 37.000 EUR, exclusief btw, in mindering moet worden gebracht.
De opdracht zal uitgevoerd worden  via raamovereenkomst van het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid.

De opdracht wordt opgesplitst in twee delen:
- fase 1 (analyse en roadmap) en fase 2 (Proof of Concept), voor een totaalraming van 59.000 EUR + 12.390 EUR (21 % btw) = 71.390 EUR;
- fase 3 (implementatie) en fase 4 (adoptie en governance), voor een totaalraming van 226.000 EUR + 47.460 EUR (21% btw) = 273.460 EUR voor de éénmalige kosten en 85.000 EUR + 17.850 EUR (21% btw) = 102.850 EUR voor de jaarlijkse kosten. 
De totaalraming: kostprijs van het eerste te gunnen deel (fase 1 en fase 2) + kostprijs van het tweede te gunnen deel (fase 2 en fase 4) + jaarlijkse kosten, of 59.000 EUR + 226.000 EUR + 4*85.000 EUR = 625.000 EUR.

In eerste instantie zal enkel het eerste deel worden gegund. Indien de proof of concept positief wordt geëvalueerd, zal het tweede deel worden gegund op basis van de specifieke details, die pas uit de resultaten van de analyse zullen blijken. 

Er wordt voorgesteld in te stappen op deze raamovereenkomst, akkoord te gaan met de wijze van gunning (afname op de raamovereenkomst, een onderhandelingsprocedure met bekendmaking te laten voeren door het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid), de raming (625.000 EUR + 131.250 EUR (21% btw) = 756.250 EUR) en de voorwaarden van deze opdracht. 

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en dien­sten, in het bijzonder artikelen 2,4° en 15 en de daarbij behorende KB’s en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;
Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage, zijnde de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken;
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder artikel 40 en artikel 41 (bevoegdheid gemeenteraad);
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 15 december 2020 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.