2021_GR_00011 - Wijziging huishoudelijke reglementen en schriftelijke overeenkomsten groepsopvang en gezinsopvang: goedkeuring

Volgende wijzigingen hebben betrekking op een andere manier van inschrijving:
2.2.1 Inschrijving en 2.2.2 Toewijzing:
Voor de groepsopvang:
- de verwijzing naar de website van het loket kinderopvang (www.kinderopvang.sint-niklaas.be)
- 'Nadat we jouw opvangvraag hebben ontvangen en indien wij hierop kunnen ingaan, nemen we contact met je op. Na een rondleiding en gesprek krijg je maximaal 10 dagen de tijd om de schriftelijke overeenkomst te tekenen. Er wordt dan voor jouw kind een plaats vrijgehouden.'
- 'Nadat de schriftelijke overeenkomst getekend is, wordt voor jouw kind een plaats vrijgehouden. Uiterlijk één maand voor de start van je kindje in de opvang, dien je ook een ondertekend proefopvangplan en een inlichtingenfiche in orde te maken. Het proefopvangplan is 1 maand geldig en kan gedurende die maand nog bijgestuurd worden. Na 1 maand kan het opvangplan enkel nog in onderling overleg wijzigen.'
'De kinderopvang kan enkel starten als het administratief dossier volledig is.'
'Als je geen plaats hebt in de stedelijke groepsopvang, kan je jouw opvangvraag opnieuw laten registreren (zie 2.2.1 inschrijving). Je kan ook informatie krijgen over andere opvangmogelijkheden in Sint-Niklaas.'
Voor de gezinsopvang:
- de verwijzing naar de website van het loket kinderopvang (www.kinderopvang.sint-niklaas.be) 
- 'Nadat we jouw opvangvraag ontvangen hebben, krijg je een antwoord of wij al dan niet een vrije plaats in de gevraagde opvanglocatie kunnen aanbieden.'
 - de werkwijze bij inschrijving in de gezinsopvang: 'Je wordt telefonisch of via mail door een verantwoordelijke van de dienst gecontacteerd. Zij geeft kort uitleg over de werking van de gezinsopvang en je krijgt de contactgegevens van de kinderbegeleider(s).  Daarna contacteer je de kinderbegeleider(s) voor een kennismakingsgesprek. Samen met hem/haar beslis je of de opvang kan doorgaan. Breng de verantwoordelijke hiervan schriftelijk of via e-mail op de hoogte, enkel met deze bevestiging is de vrije plaats voor jou gereserveerd.'
'Een inschrijving in de opvang is pas definitief nadat de schriftelijke overeenkomst voor akkoord werd ondertekend en een inlichtingen- en opvolgfiche samen met een opvangplan ingevuld terugkomt bij de verantwoordelijke. Deze documenten en het huishoudelijk reglement worden jou door de verantwoordelijke of de kinderbegeleider bezorgd. Uiterlijk 1 maand voor de start van de opvang wordt het administratief dossier vervolledigd. De kinderopvang kan enkel starten als de dienst gezinsopvang alle documenten heeft die nodig zijn om het dossier in orde te maken. 
Zijn er geen vrije plaatsen in de gezinsopvang of kan de dienst niet voldoen aan jouw opvangvraag, dan kan je jouw opvangvraag opnieuw laten registreren. Je krijgt op dat ogenblik ook informatie over andere opvangmogelijkheden in Sint-Niklaas.'
De vermelding dat een definitieve toewijzing tien maanden voor de startdatum gebeurt, is niet meer van toepassing en wordt geschrapt.

Deze wijzigingen hebben betrekking op een andere manier van registeren (kindaanwezigheden):
Voor de groepsopvang:
- 2.3 breng- en afhaalmomenten:
'Het tijdstip waarop je kindje toekomt en vertrekt in de opvang, wordt digitaal geregistreerd. Je kan de aanwezigheden mee opvolgen via je account. Hiervoor krijg je bij de start van de opvang een uitnodiging. De aanwezigheden worden ook vermeld op de factuur.
We voorzien een digitaal aanwezigheidsregister. Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van de aanwezigheden, vermeld op je factuur. Door de factuur te betalen, bevestig je ook de geregistreerde aanwezigheden van je kind. Indien je niet akkoord gaat met de geregistreerde aanwezigheden, meld je dit aan een verantwoordelijke binnen de 14 dagen na ontvangst van de factuur.'
Voor de gezinsopvang:
- 5.2 inlichtingenfiche en aanwezigheidsregister
De onthaalouders zullen ofwel digitaal registreren, ofwel via het huidige formulier. Dit wordt ook zo omschreven:
'We voorzien een aanwezigheidsregister. Dit is digitaal of via het formulier “registratie opvang baby’s en peuters of buitenschoolse opvang”. De kinderbegeleider noteert per dag het tijdstip van aankomst en vertrek van je kind. Wanneer de onthaalouder een manueel aanwezigheidsregister gebruikt, teken je maandelijks voor akkoord. Wanneer er digitaal wordt geregistreerd, kan je de aanwezigheden zelf mee opvolgen via je account. Voor dit account krijg je bij de start van de opvang een uitnodiging. De aanwezigheden worden ook vermeld op de factuur.'

Deze wijzigingen hebben betrekking op de facturen:
Voor groeps- en gezinsopvang:
- 'Je moet de factuur binnen de 30 dagen na de factuurdatum betalen via overschrijving op de rekening van het stadsbestuur die vermeld is op de factuur. Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van de aanwezigheden, vermeld op je factuur. Door de factuur te betalen, bevestig je ook de geregistreerde aanwezigheden van je kind. Als je meent dat je factuur moet verbeterd worden, je niet akkoord gaat met de geregistreerde aanwezigheden, en als je bezwaar wenst in te dienen, informeer je het stadsbestuur daarvan schriftelijk binnen de 30 dagen na verzendingsdatum van de factuur. '

In het nieuwe softwareprogramma wordt het mogelijk om bij het geven van een boete een bedrag te vragen dat in verhouding staat met de dagprijs die het gezin betaalt voor de opvang, in plaats van een forfaitair bedrag. In plaats van 10 EUR boete te vragen, stellen we voor om dit te wijzigen naar '50 procent van de dagprijs', zowel in de groeps- als in de gezinsopvang. 

In de schriftelijke overeenkomst wordt toestemming gevraagd aan ouders om beeldmateriaal van hun kind te gebruiken, zowel voor intern als voor extern gebruik. In de nieuwe software kan gebruik gemaakt worden van een profielfoto van elk kind bij elk dossier. We willen hiernaar verwijzen in het formulier voor toestemming en stellen voor om dit toe te voegen aan de lijst voor intern gebruik:
- We verklaren dat de opvang beelden die ons kind portretteren: WEL/NIET mag gebruiken voor het eigen softwareprogramma van de kinderopvang dat alle informatie verzamelt en de gehele werking in kaart brengt, als herkenningspunt voor de kindbegeleiders die de dossiers aanvullen en opvolgen. 

Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41.
Decreet van 20 april 2012 houdende de organisatie van kinderopvang van baby's en peuters.
Besluit van de Vlaamse Regering van 22 november 2013 houdende de vergunningsvoorwaarden en het kwaliteitsbeleid voor gezinsopvang en groepsopvang van baby's en peuters.
Besluit van de Vlaamse Regering van 22 november 2013 houdende de subsidies en de eraan gekoppelde voorwaarden voor de realisatie van specifieke dienstverlening door gezinsopvang en groepsopvang van baby's en peuters.