In het kader van het EFRO-dossier 'ondernemersloket' werd in juni 2020 een occasionele gemeenschappelijke opdracht (OGO) uitgeschreven. In het kader van deze opdracht werd een bestek opgesteld door de ICT Procurement Lead van VLAIO en de dienst overheidsopdrachten, in overleg met de stuurgroep van het project. Eerder werd beslist om uit deze OGO te stappen en de twee sleutel-op-de-deur oplossingen, indien deze nuttig blijken voor de digitalisering van de dienst economie en de doelstellingen van het EFRO-dossier 'Digitaal ondernemersloket', via een andere, reeds bestaande, centrale aan te kopen.
De twee sleutel-op-de-deur oplossingen zijn enerzijds LB365, anderzijds Digitale Dienstenmotor.
Centrale | Naam model | Leveranciers |
Aalter/V-ICT-OR | LB365 | Tobania, Apogado; c-clearPartners |
Provincie Oost-Vlaanderen/ | Digitale Dienstenmotor | Skryv; VandenBroele |
De werkgroep van het project maakte een vergelijkende studie van de twee oplossingen en keek in welke mate de toepassingen voldoen aan de wensen van het project.
Uit deze studie is gebleken dat LB365 de meest geschikte oplossing is. Grote voordelen zijn de reeds bestaande technische koppelingen met het MAGDA-platform en andere Vlaamse bouwstenen, een BPMN-tool en actie-generator, GDPR-voorziening, een e-loket gekoppeld aan 'mijn burgerprofiel', en vooral een goed uitgebouwde CRM- en werkstromenmodule die snel toepasbaar is voor de dienst economie.
Bovendien kan het platform ingezet worden voor andere digitaliseringsprojecten zoals premies en subsidies, verenigingendatabank, migratie van oude access databanken en verouderde applicaties...
Uit de studie is gebleken dat deze projecten eenzelfde basis-architectuur nodig hebben.
Door de aanwezigheid van kant-en-klare koppelingen en het feit dat de applicatie in de cloud aangeboden wordt, kunnen de werkgroep en afdeling ICT zich vooral concentreren op de functionele wensen en moet er bijna geen tijd meer besteed worden aan de technische aspecten.
Technisch bouwt LB365 verder op het strategisch product van Microsoft Powerplatform, waarvan de interne kennis continu uitbreidt en waarvoor veel externe ondersteuning beschikbaar is. De technische kennis voor het configureren van formulieren en lijsten op basis van dit Powerplatform is reeds in huis wat een belangrijke tijdswinst en kostenbesparing betekent aangezien de stad zelf zaken kunnen aanpassen en configureren. Het steunt op het Microsoft DataVerse model dat automatisch te ontsluiten is via API services (kant-en-klaar). LB365 biedt ook een servicebus aan op het Azure platform om hiermee te praten. Aangezien het aangeboden wordt via het Azure platform is het automatisch gekoppeld aan het lokale gebruikersbeheerplatform en het nieuwe intranet van de stad.
De afdeling ICT moet nog verdere expertise opbouwen om Microsoft Dynamics en Power Apps te beheersen. Daardoor zal het stadsbestuur nog beroep moeten doen op een externe partner om te helpen bij de configuratie, implementatie en ontwikkeling van processen en applicaties. Naarmate ons bestuur meer kennis opbouwt, zal de behoefte aan bijstand van experten dalen. Toch zal er voor de realisatie en het onderhoud van meer geavanceerde toepassingen nog bijstand nodig zijn.
Het toetreden tot een groepsaankoop biedt diverse voordelen: zware investeringen worden gedeeld over de leden, de oplossingen zijn beschikbaar voor alle leden, de hele complexe, technische koppelingen met de Vlaamse overheid worden gezamenlijk gebouwd, waardoor er ook meer druk uitgeoefend kan worden bij de verschillende actoren en eenzelfde problemen worden in gemeenschappelijke workshops besproken waardoor er meer expertise is. Het nadeel is dat de beweegruimte tot speciale, eigen specifieke processen verkleint (maar niet verdwijnt).
Op dit moment zijn er 22 besturen lid van de groepsaankoop en werd er gezamenlijk reeds voor 1,6 miljoen EUR geïnvesteerd in het platform.
De groepsaankoop 'LB365' is opgericht in 2017. Deelnemende lokale besturen werken samen aan de digitalisering van processen door gezamenlijk aan te besteden en de benodigde processen en bijhorende elementen samen uit te werken. Alle deelnemende besturen kunnen, mits het betalen van een toegangsprijs, de ontwikkelde componenten, applicaties en processen voortvloeiend uit deze samenwerking en gezamenlijke aanbesteding gebruiken.
Sinds de start van de groepsaankoop zijn er al veertien processen volledig gedigitaliseerd. Vele andere zijn momenteel in ontwikkeling of voorbereiding. Dit zijn enkele voorbeelden van gerealiseerde digitaliseringen: registratie van post en e-mail, klachtenregistratie, subsidieaanvragen, contractopvolging, verenigingenbeheer... Elk deelnemend bestuur kan die processen volledig of gedeeltelijk implementeren in de eigen organisatie. Indien de gerealiseerde processen afwijken van de behoeften van de eigen organisatie kunnen deelnemende besturen delen ervan gebruiken en voor de afwijkende behoeften zelf aanpassingen laten uitvoeren of nieuwe functionaliteiten toevoegen. Indien deze aanpassingen of nieuwe functionaliteiten voordelig zijn voor een groot aantal deelnemende besturen kunnen de leden van de groepsaankoop beslissen om deze te realiseren binnen 'LB365' en de kosten te delen. Daarnaast realiseerde de groepsaankoop 'LB365' de integratie van enkele authentieke bronnen. Door de kost voor ontwikkelingen en integraties te verdelen onder de deelnemende besturen ontstaat er een aanzienlijk kostenvoordeel. Doordat de stad nu pas instapt in de groepsaankoop profiteert het stadsbestuur bovendien van een serieuze tijdswinst. De reeds ontwikkelde componenten en integraties zijn meteen bruikbaar.
De kostprijs voor de toetreding tot de groepsaankoop ‘LB356’ bestaat uit verschillende onderdelen:
- Eénmalige toegangsprijs tot de groepsaankoop ‘LB365’. De toegangsprijs is afhankelijk van het aantal besturen dat op het ogenblik van toetreding ingestapt is. Actueel is de stad het 23ste bestuur dat instapt, wat neerkomt op een éénmalige kostprijs van 72.759,43 EUR, inclusief btw. Bij de opstart in 2017 werd een bedrag van 1.362.735,25 EUR, inclusief btw, gegund aan de firma's Tobius (nu Tobania) en Apogado. Op 9 november 2020 werd een bedrag van 287.644,78 EUR (inclusief btw) gegund voor bijkomende werken. De toegangsprijs tot de groepsaankoop daalt per toetredend bestuur en bij latere participatie van nieuwe besturen is er een retour (cumulatief) voorzien voor de reeds deelnemende besturen. Bij aansluiting van een 24ste bestuur ontvangt de stad Sint-Niklaas bijvoorbeeld een retour van 3.031,64 EUR, inclusief btw, of 1/23de van de toegangsprijs van het 24ste bestuur.
- Eénmalige opstartkost voor de installatie en set-up van de Microsoft Dynamics 365 omgevingen en workshops over het beheer van de omgevingen wordt geraamd op 26.565,55 EUR, inclusief BTW (naargelang de gekozen modaliteiten).
- Jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage om projectmanagement en projectcoördinatie op te nemen van 6.500 EUR, inclusief btw, in kader van de groepsaankoop aan V-ICT-OR vzw.
- Jaarlijkse licentiekost voor Powerapps en Azure runtime geraamd op 17.000 EUR, inclusief BTW. (prijzen zijn afhankelijk van het Microsoft licentiecontract dat in mei 2021 vernieuwd wordt).
De indicatieve raming bedraagt 190.824,98 EUR, inclusief btw.
Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid 2 4° en artikel 15 en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Decreet lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 56 §3, 5°.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 15 december 2020 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.
Dit is noodzakelijk voor de verdere uitrol van het project 'digitaal ondernemersloket'.
Dit is noodzakelijk voor de verdere uitrol van het project 'digitaal ondernemersloket'.
goedkeuring te verlenen aan de toetreding in het project 'Samen Aanbesteden of LB365' in de vorm van groepsaankopen georganiseerd door V-ICT-OR vzw: het resultaat van een samengevoegde opdracht, waarbij de gemeente Aalter een overheidsopdracht voor de ontwikkeling en levering van een programma aan generieke componenten (bestek 2017/001) heeft gevoerd.
akkoord te gaan om LB365 te gebruiken voor de digitalisering van de werking van de dienst economie en voor het bereiken van de doelstellingen van het project 'EFRO 1335 - digitaal ondernemersloket'.