2021_GR_00257 - Werken: ontwerp en bouw techniekhuis (fase 2): gunningsleidraad: goedkeuring

In zitting van 10 augustus 2020 besliste het college van burgemeester en schepenen de opdracht 'vernieuwbouw techniekhuis: aanstellen kredietgever en een technisch financiële projectbegeleider' te gunnen aan Belfius Bank nv, Karel Rogierplein 1210 Brussel, met een marge van 97 basispunten voor de financiering van de investeringsuitgaven en tegen een ereloonpercentage voor de projectbegeleiding van 1,40 %.
In zitting van 26 februari 2021 keurde de gemeenteraad de selectieleidraad goed voor het ontwerp en bouw van het techniekhuis (fase 2).  De gunningsleidraad wordt hierbij voorgelegd.

In fase 1a/1b werden het kantoorblok en het centraal magazijn op de site gerenoveerd/heringericht (2014-2015). In fase 2 en 3 van het masterplan was de renovatie en reorganisatie van de stadswerkplaatsen en de stadsgarage voorzien. Fase 2 en 3 worden nu gebundeld in één geheel (fase 2).

Scope fase 2
1) Tegemoet komen aan gebreken/tekortkomingen:
- wettelijke inbreuken op vlak van veiligheid, gezondheid, technische installaties;
- vele bouwkundige en technische gebreken in de stadswerkplaatsen en stadsgarage;
- zeer hoog energieverbruik door een inefficiënt ruimtegebruik (bouwvolume beperken);
- slechte wegenis- en rioleringsinfrastructuur.

2/ Tegemoet komen aan volgende wensen/eisen:
- het nieuw organogram van de cluster techniek vertalen in een interne herschikking van de diensten, gericht op meer polyvalente werking in de ateliers en een nauwere samenwerking tussen administratie en uitvoerende vloer;
- reorganisatie van de werkplaatsen, de materiaalopslag en de stalruimte van de uitvoerende diensten;
- reorganisatie van de facilitaire ruimten (sanitair, refter…) voor de volledige (stads-)site;
- herorganiseren van de stadsgarage in functie van de gewijzigde dienstverlening (buiten het Design/Build-project);
- het optimaliseren van de circulatie/parking op de site en een betere afsluitbaarheid van de site;
- efficiënter ruimtegebruik en ontharden van de site;
- de site in orde stellen conform de stedenbouwkundige bepalingen en Vlaremwetgeving;
- omgevingswerken: noodzakelijke riolerings- en wegeniswerken om de vereiste afkoppeling, opgelegd in de milieuvergunning, te kunnen realiseren. Realiseren van buffering- en infiltratiebekkens, ontharden van de site. Heraanleg van de verouderde wegenisinfrastructuur.

Voor dit dossier werd reeds een eerder ontwerpproces (Low architecten) en een eerdere aanbesteding (openbare procedure) doorlopen, maar niet gegund omwille van een sterke overschrijding van de raming. Er werd beslist om het dossier opnieuw via een DB(f)-formule op de markt te brengen. Hierin wordt het stadsbestuur begeleid door Belfius.

Om binnen het vooropgestelde budget (11.000.000 EUR) te kunnen blijven werd het programma van eisen gereduceerd:
- De bestaande volumes op de site worden optimaal benut (vorstvrije stalling voertuigen reinigingsdienst en de lasruimte worden ondergebracht in de stadsgarage).
- De schrijnwerkerij wordt gereorganiseerd (320 m² => 180 m²).
- De vorstvrije opslag wordt anders geconcipieerd: overdekte ruimte, maar niet geïsoleerd en niet volledig afgesloten.
- Reorganisatie van de buitenopslag: niet in de te renoveren hal, maar onder een luifel en buitenstockage.
- Inkrimping van het voertuigenpark: minder luifels moeten voorzien worden.
- Reprografie en PMD-ophaling worden afgebouwd. 

De noodzaak om te renoveren wordt alsmaar dringender. De huidige werkhallen zijn in zeer slechte staat. Een aantal wettelijke inbreuken aan onder andere technische installaties konden niet meer wachten en werden reeds aangepakt. Aan de dakstructuur van de werkhallen moeten, in afwachting van de gunning en de start van de werken, reeds maatregelen genomen worden om de veiligheid te kunnen garanderen. Dit betreft geen lokaal probleem maar is algemeen geldend voor alle hallen en zal mogelijk hinderlijk zijn voor de huidige dienstverlening. Ook de renovatie van de sprinklerinstallatie en de renovatie van de hvac installaties in de stadsgarage werden omwille van hoogdringendheid uit het oorspronkelijk renovatiedossier gehaald en zijn in uitvoering.

De kosten buiten het DB(f)-dossier werden geraamd op 1.070.000 EUR, inclusief btw. Hier zijn de kosten voor maatregelen te nemen aan de dakstructuur van de werkhallen niet inbegrepen. Het totaalbudget voor het huidig DB(f)-dossier bedraagt 9.955.625,00 EUR (all-in). De uitgave voor deze opdracht wordt indicatief op 7.430.000 EUR, exclusief btw (exclusief meerwerken/herzieningen en inclusief erelonen/studies/aansluitingen) geraamd.
Het geraamde totaalbudget voor deze actie uit het MJP bedraagt bijgevolg 11.025.000 EUR.

Er werd geopteerd voor een DB(f)-formule waarin geen maintenance (M) is opgenomen. Het onderhoud zal grotendeels uitgevoerd worden door eigen diensten, aanwezig op de site, en via een beperkt aantal raamcontracten voor de specifieke installatie-onderdelen. Om kwaliteit in het project te garanderen, zonder de onderhoudsmodule, werden zeer strikte technische eisen opgenomen in het bestek en in de gunningscriteria.

In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. 2021/020aa opgesteld door de dienst projecten gebouwen. De gemeenteraad verleende in zitting van 26 februari 2021 goedkeuring aan de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de mededingingsprocedure met onderhandeling. De publicatie vond plaats op 21 maart 2021.

De procedure omvat twee fasen, een selectie- en een gunningsfase. Bij de selectiefase werden twee kandidaturen ontvangen:
- TM Floré/ACH/SPIE&TM De lange en M4 architecten en ingenieurs met Sweco;
- TM Stadsbader/arQ met studiebureau De Klerck nv.

Beide kandidaten (Bouwbedrijf Floré nv en STADSBADER NV) werden geselecteerd en worden uitgenodigd om een offerte in te dienen, op basis van de gunningsleidraad die nu ter goedkeuring aan de raad wordt voorgelegd.

Gunningscriteria:
1) De geboden forfaitaire prijs voor de opdracht: 25 punten
- met maximum opgelegd budget
2) Voorgesteld ontwerp: 25 punten
- op siteniveau (Macroniveau) (5 punten)
- op gebouwniveau (Microniveau) (15 punten)
- realisatie (plan van aanpak) (5 punten)
3) Technische kwaliteit en duurzaamheid: 50 punten
- technische kwaliteit (30 punten)
- duurzaamheid (20 punten: GRO meting (10 punten), energieprestatie (7 punten), hernieuwbare energie (3 punten))

Planning:
- Procedure: oktober 2021 - februari 2022
- Best And Final Offer + gunning: maart 2022 - juni 2022
- Aanvraag omgevingsvergunning + interne verhuis: augustus – december 2022
- Werken: februari 2023 – najaar 2024

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 36 en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41. 
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 15 december 2020 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.