Naar aanleiding van de audit informatieveiligheid, waarvan we het finaal aangepaste rapport ontvingen op 28 mei 2021, kregen we van Audit Vlaanderen de volgende beoordeling van ons kader voor organisatiebeheersing: 'Het lokaal bestuur beschikt over een kader voor organisatiebeheersing. Hierin is opgenomen op welke wijze jaarlijks gerapporteerd zal worden aan de raden. De wijze waarop en de frequentie waarmee de organisatie in de toekomst zal stilstaan bij de eigen werking is niet expliciet opgenomen in het kader.'
Deze beoordeling komt onverwacht, gezien we in 2019 duidelijk hebben gedefinieerd uit welke elementen ons organisatiesysteem bestaat, inclusief evaluatie van de eigen werking door audits, door toetsing van de themarapporten van Audit Vlaanderen en door zelfevaluatie op basis van de leidraad organisatiebeheersing van Vlaanderen. Uit navraag leren we dat de oorzaak van deze beoordeling ligt in de verwarring bij de gebruikte begrippen. Audit Vlaanderen hanteert deze definities:
- organisatiebeheersingssysteem: bepaalt hoe het bestuur de organisatiebeheersing organiseert, met inbegrip van de te nemen beheersmaatregelen, procedures en de aanwijzing van de verantwoordelijke organen/personen en de rapporteringsverplichtingen;
- kader: op maat uitgewerkte en vastgelegde afspraken over de wijze waarop een bestuur in alle transparantie werkt aan de versterking van haar organisatiebeheersing. Dit kader ‘voedt’ en ‘onderhoudt’ het organisatiebeheersingssysteem;
- model, gids: een doordacht en systematisch uitgewerkt instrument dat ondersteuning biedt bij de versterking van organisatiebeheersing;
- aanpak/ontwikkeling: operationele vertaling van het kader. Hoe pakt de organisatie het aan, hoe vult de organisatie het kader (meer dan de periodiciteit) in? Hoe gaat het management dagelijks te werk?
Deze zaken zijn terug te vinden in de beslissingen rond organisatiebeheersing die eerder werden genomen, maar nergens samen:
- besluit gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2019: nieuw systeem organisatiebeheersing voor stad en OCMW vanaf 1 juli 2019;
- besluit gemeenteraad van 26 september 2014: voorstel voor de aanpak van organisatiebeheersing stad;
- nota 17 mei 2010: startnota interne controlesysteem OCMW.
Door het ontbreken van een geïntegreerd kader en door verwijzingen naar gedateerde beslissingen duiken verwarring, tegenstrijdigheden en archaïsmen op. Met dit besluit wordt de inhoud van deze beslissingen verwerkt in een nieuw en geactualiseerd kader voor organisatiebeheersing waarin wordt opgenomen dat stad en OCMW:
- zich baseren op het model van Audit Vlaanderen;
- de leidraad 'organisatiebeheersing' gebruiken als toetsingskader voor zelfevaluatie en hoe dit wordt aangepakt;
- hoe stad en OCMW rapporteren over organisatiebeheersing.
Het kader installeert terugkerende patronen (bijvoorbeeld het gebruik van steeds hetzelfde model) en laat toe dat het politieke niveau, het management en auditerende organisaties met ‘eenzelfde bril’ naar de organisatie kijken.
Er wordt ook gevolg gegeven aan de aanbeveling van Audit Vlaanderen om de eigen werking te toetsen aan de hand van de volledig leidraad, en niet hoofdstuk per hoofdstuk zoals opgenomen in de gemeenteraadsbeslissing van 21 juni 2019. Hierdoor duurt het volgens Audit Vlaanderen te lang om een volledig zicht te krijgen op al de management- en ondersteunende processen. Bovendien is het niet mogelijk om risico’s van verschillende thema’s met elkaar te vergelijken en kijken we door een thematische bril in plaats van een organisatorische benadering. De volledige oefening wordt minstens één keer per nieuwe bestuursperiode gemaakt, met halverwege een actualisatie. Voor de huidige bestuursperiode zijn/worden we door een externe organisatie geauditeerd op 7 van de 10 thema's uit de leidraad en vullen we die resultaten aan met een zelfevaluatie op de resterende hoofdstukken.
Het document als bijlage wordt het nieuwe kader en dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapporteringen inzake organisatiebeheersing.
Worden omschreven:
- het regelgevend kader;
- de reikwijdte van ons organisatiebeheersingssysteem;
- de mogelijkheden voor externe evaluatie;
- het model waarop we ons baseren voor interne zelfevaluatie;
- hoe we de zelfevaluatie aanpakken; de beoordeling van de risico’s, de bepaling van prioriteiten en beheersmaatregelen;
- de rapportering en periodieke opvolging.
Decreet lokaal bestuur, deel 2 titel 2 hoofdstuk 5.
Beslissing van de gemeenteraad in zitting van 21 juni 2019 houdende goedkeuring van het nieuwe organisatiebeheersingssysteem voor stad en OCMW.
het geactualiseerd en geïntegreerde kader voor de aanpak van organisatiebeheersing met ingang van 1 juli 2021, voor stad en OCMW, goed te keuren.
Een exemplaar van het kader voor aanpak wordt als bijlage aan de notulen van deze zitting gehecht.
de besluiten van de gemeenteraad in zitting van 21 juni 2019 houdende goedkeuring van het nieuwe organisatiebeheersingssysteem voor stad en OCMW en van 26 september 2014 houdende het voorstel voor de aanpak van organisatiebeheersing stad, op te heffen met ingang van 1 juli 2021.