2021_OR_00032 - Organisatiebeheersing: rapport organisatiebeheersing 2020 en planning 2021-2022: kennisneming

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
- de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
- wetgeving en procedures naleeft;
- over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
- op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
- de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het systeem voor organisatiebeheersing werd op 21 juni 2019 gemeenschappelijk vastgelegd voor de stad en het OCMW. In toepassing van het nieuwe decreet lokaal bestuur werd aan organisatiebeheersing een veel bredere rol toebedeeld. Naast de audits maken ook deze thema's deel uit van het systeem: zelfevaluaties, projecten, klachtenbehandeling, politiek-ambtelijke afspraken, financiën, personeel, preventie en bescherming op het werk, procedures en afspraken en informatieveiligheid.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Het verslag Organisatiebeheersing 2019 verliep uitzonderlijk vanaf 1 januari 2019 tot 1 juni 2020. Voor de jaarlijkse rapportering die nu voor ligt sluiten we hierop aan en loopt de rapporteringsperiode van 1 juni 2020 tot 1 juni 2021. Er wordt een overzicht gegeven van de stand van zaken van de acties ondernomen in het kader van organisatiebeheersing in 2020 en de planning voor 2021 en 2022.
De acties worden beheerd in de tabel ‘Planning en opvolging organisatiebeheersing’, die als bijlage bij dit verslag wordt gevoegd. In deze tabel wordt elke beheersmaatregel gekoppeld aan de bron van risicodetectie, een omschrijving, een eigenaar, een timing en een status. De audits van Audio en Audit Vlaanderen zijn opgenomen in de tabel onder een algemene noemer. De acties zijn opgenomen en worden opgevolgd in aparte documenten, opgesteld door de auditdiensten met bijhorende instructies. In het verslag wordt daarom uitvoerig ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot de audits die lopende en gepland zijn.

Decreet lokaal bestuur, deel 2 titel 2 hoofdstuk 5.
Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 21 juni 2019 houdende goedkeuring van het nieuwe organisatiebeheersingssysteem voor stad en OCMW.