2022_GR_00165 - Diensten: logistiek: aankoop voorraadbeheerpakket: aanpassing raming: goedkeuring

Sedert de crash van het vorige, zelfontwikkelde, voorraadprogramma wordt met 3P gewerkt. Dit programma is niet geschikt. Er zitten fouten in de tellingen, waardoor men continu manuele controles moet doen om over betrouwbare voorraadcijfers te beschikken. De zelfgebouwde frontoffice voor decentrale aanvragen hapert regelmatig, waardoor de bestellingen niet goed doorkomen.
Uit de audit voorraadbeheer kwamen volgende aanbevelingen/noden voort:
- beheerste voorraadprocessen en geregistreerde voorraadbewegingen met monitoring door rapportering, gevolgd door evaluatie en bijsturing;
- beheerste goederenstromen (bijvoorbeeld inkoop via raamcontracten en niet meer ad hoc door er zelf om te rijden naar de winkel);
- zorgen voor transparantie over wie welke materialen ver- of gebruikt;
- fysieke beveiliging van hoofdmagazijn en deelmagazijnen van het techniekhuis (scannen/badgen): voorkomen van misbruik en fraude.
Op volgende vlakken kunnen efficiëntiewinsten gerealiseerd worden:
- vermijden dat dezelfde materialen door diverse diensten/ateliers worden aangekocht;
- vermijden dat dezelfde materialen op verschillende plaatsen worden bewaard, waardoor er aangekocht wordt terwijl het materiaal elders nog wel ligt;
- vermijden dat aankopen gebeuren door rechtstreeks naar de winkel/leverancier te gaan in plaats van te bestellen via beschikbare raamcontracten;
- inrichten en uitbreiden van het georganiseerd transport waardoor de verplaatsingen economischer verlopen (binnen en buiten de site Techniekhuis);
- door de hoeveelheid en het type van materiaal te bepalen dat voorradig moet zijn, kan een correcte voorraadniveau nagestreefd worden (geen te grote of slapende voorraden);
- bestellingen van materialen worden gekoppeld aan werkbonnen, zodat er planmatig aangekocht wordt;
- vermijden dat materialen worden ingekocht voor bewaring en niet voor verbruik, omdat ‘het budget op moet’;
- machines en gereedschappen worden geregistreerd en toegewezen aan of uitgeleend door grotere entiteiten in plaats dat ze nu in veelvoud in de ateliers staan/liggen en te weinig worden gebruikt;
- de bouwkost voor het nieuwe Techniekhuis werden beperkt door zeer sterk te knippen in de oppervlakte. Diensten verliezen 75 % van de ruimte voor voorraad en de resterende ruimte moeten ze delen. Het wordt zeer belangrijk dat er bepaald en bijgehouden wordt welke materialen nog in de ruimte bewaard kunnen worden en hoe groot (klein) die voorraad mag zijn;
- heel veel recuperatiemateriaal wordt nu bijgehouden, waarbij de vraag kan gesteld worden of het ooit nog kan dienen. Na inventaris (lopend) kan het merendeel verkocht/afgestoten worden. Resterend recuperatiemateriaal wordt geregistreerd en opgevolgd.
Ook de aankoop van vlootsoftware is een noodzaak: de gegevens over het voertuigenpark worden al heel lang bijgehouden in een zelfgemaakte Acces database. Dit is eerder een digitale raadpleegbare ‘fichebak’ die weinig dynamische rapportering over het voertuigenpark biedt. Accestoepassingen zijn niet meer compatibel met de Citrix-omgeving en de afdeling ICT vraagt al geruime tijd een andere oplossing te voorzien.
De voordelen voor de burgers:
- portaal voor meldingen (schade, boete, tankkaart, onderhoud);
- reservering van poolvoertuigen;
Voordelen voor het vlootbeheer:
- opvolgen van kilometers, kosten en verbruik (voorbeeld ook CO² uitstoot);
- beter onderhoudsplanning;
- overzicht leeftijd vloot en planning vervanging.
Efficiëntiewinsten:
- inzicht in cost of ownership;
- meer grip op brandstofverbruik door monitoring.

Na goedkeuring van de gunningsleidraad, werd de opdracht gepubliceerd. De opening van de ingediende offertes vond plaats op 1 maart 2022. Er werd maar één offerte ontvangen, namelijk van Planon nv, Schalienhoevedreef 20 Bus A, 2800 Mechelen. Deze offerte werd administratief nagezien en correct bevonden. Op 26 april 2022 werd deze offerte toegelicht.
De jury voor het objectief beoordelen van de offertes bestond uit vertegenwoordigers van de dienst logistiek, ICT, databeheer, beleidsondersteuning en het team overheidsopdrachten leveringen en diensten.
Er werd een best and final offer (BAFO) opgevraagd bij de inschrijver en ontvangen ten bedrage van 894.480,55 EUR, inclusief btw. Daar deze offerte meer dan 25 % afwijkt van de goedgekeurde raming, moet in toepassing van de afspraken inzake wat als dagelijks bestuur kan worden beschouwd, deze aanpassing van de raming eerst goedgekeurd worden, alvorens kan worden overgegaan tot de gunning.

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 december 2021 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.