De gemeenteraad keurde op 18 februari 2022 het bestek goed betreffende de opdracht 'het ontwerp en de bouw van een stedelijke bibliotheek en het huis van het kind in de stad Sint-Niklaas'.
Na de goedkeuring van het bestek door de gemeenteraad is de reeds bestaande problematiek van de sterk stijgende bouwmateriaal- en loonkosten, die reeds was ingezet met de COVID-problematiek, uitzonderlijk sterk toegenomen en blijven toenemen door de invasie van Rusland op 24 februari 2022 in Oekraïne en de eruit voortvloeiende wereldwijde energiecrisis. Deze laatste gaat gepaard met een uitzonderlijke evolutie in negatieve zin van cruciale marktfactoren zoals een exploderende inflatie, abnormale toename van grondstoffenprijzen gekoppeld aan schaarste, herhaaldelijke overschrijding van de spilindex ...
De impact van deze onvoorzienbare omstandigheden toont zich op diverse fronten (eigen selectie):
- de stijging van de kostprijs van vastgoedontwikkelingen door de aanhoudende abnormale toename van grondstoffenprijzen, energiekosten en personeelskosten, gekoppeld aan onzekerheid over leveringen en afwerking;
- de toegenomen druk op publieke begrotingen waarbij, na financiële tussenkomsten en onvoorziene uitgaven in het kader van COVID, nu moeten worden afgerekend met gestegen energieprijzen, de verhoging van de personeelsuitgaven (voor een lokaal bestuur zowel voor de eigen personeelsleden als bijvoorbeeld deze van de politiezones), toegenomen kosten voor openbare werken en projecten ...
Daarbij komt dat, met de voorziene verkiezingen op lokaal niveau in oktober 2024, er op een bijzonder diligente wijze moet worden omgegaan met financiële engagementen die de bestuursperiode overstijgen en dat er absolute begrotingsdiscipline moet worden gehanteerd voor geplande uitgaven. Vanuit deze achtergrond heeft het stadsbestuur eveneens, vanuit een financieel verantwoordelijk bestuur, haar geplande uitgaven voor de resterende begrotingsperiode tot en met 2025 herbekeken en is beslist tot de actualisatie van het bestek voor deze opdracht.
Nochtans is het voor het stadsbestuur absoluut de wens de ingeslagen weg voor de uiteindelijke realisatie van een nieuwe stedelijke bibliotheek en het Huis van het Kind, op de voorziene site, verder te zetten om te kunnen tegemoetkomen aan de maatschappelijke behoefte en de omkaderingszekerheid voor het personeel. Het huidig stadsbestuur wenst het opgestarte traject dan ook maximaal te doorlopen binnen de beschikbare financiële middelen en engagementen die het bestuur, gegeven de hierboven geschetste omstandigheden, redelijkerwijze kan aangaan.
Voor wat de opdracht 'het ontwerp en de bouw van een stedelijke bibliotheek en het Huis van het Kind in de stad Sint-Niklaas' betreft, betekent dit dat het project niet langer realiseerbaar is onder de financiële uitgangspunten van het bestek van 18 februari 2022, meer bepaald voor wat de berekening van het plafondbudget betreft en de prijsherzieningsclausule, teneinde de opdracht op een marktconforme wijze af te stemmen op de onvoorzienbaar gewijzigde economische omgevingsfactoren.
Derhalve is beslist het bestek te actualiseren, zoals verder wordt toegelicht. Deze actualisatie is geschraagd door essentiële uitgangspunten die reeds waren opgenomen in het bestek van 18 februari 2022, met name:
- de blijvende keuze, vanuit verschillende afwegingen onder meer van efficiëntie en zorgvuldigheid, voor een geïntegreerde benadering van de opdracht die nog steeds moet leiden tot een offerte opgemaakt door een design and build (DB)-team;
- het blijvend gebruik van een prijsplafond (ook in de gunningscriteria), weliswaar op een marktconforme en wettelijke wijze te indexeren.
De tekstuele actualisatie van enkele bepalingen van het bestek houdt verband met twee inhoudelijke wijzigingen die hierna als principe worden toegelicht:
1. Vast en voorwaardelijk gedeelte:
De geïntegreerde opdracht wordt onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte, conform artikel 57 van de Wet Overheidsopdrachten.
Inhoudelijk wijzigt deze opdeling niets aan de opdracht en de insteek dat er een geïntegreerde DB-offerte moet worden ingediend die moet worden onderschreven door het geselecteerde DB-team.
De invoering van het voorwaardelijk deel laat toe dat er binnen de huidige beschikbare publieke middelen bij de stad Sint-Niklaas voortgang kan worden gemaakt met de verdere plaatsing van de opdracht, de gunning van de integrale opdracht en de uitvoering van het vast gedeelte van de opdracht.
Het past verder overigens zowel binnen de chronologie van de opdracht als binnen de principes van deugdelijk financieel beheer door de stad dat de financiële middelen voor de uitvoering van het voorwaardelijk deel kunnen worden voorzien door het bestuur dat zal worden geïnstalleerd na de verkiezingen van oktober 2024. Deze mogelijkheid is voorzien in artikel 57 van de wet overheidsopdrachten.
Concreet betekent dit voor voorliggend project dat enkel het vast gedeelte van de opdracht binnen deze bestuursperiode nog wordt uitgevoerd, dit uiteraard slechts in het geval de stad komt tot sluiting van de opdracht na de beoordeling van de definitieve offertes. Het vast gedeelte heeft betrekking op het geïntegreerd ontwerp en het indienen van de aanvraag tot het bekomen van een omgevingsvergunning. De beslissing om het voorwaardelijk gedeelte van de opdracht uit te voeren, is dan een beslissing van het volgend, nieuw te installeren bestuur.
2. De ‘5 procent’ limiet met betrekking tot het recht op prijsherziening wordt integraal geschrapt
In het bestek van 18 februari 2022 is voorzien dat de toepassing van de klassieke prijsherzieningsformule een maximaal begrensde werking had. Met name in de zin dat deze prijsherziening maximaal vijf procent kon bereiken en daarenboven moest inbegrepen zijn in een maximaal plafondbedrag van 22.000.000 EUR. Door de actuele marktsituatie en de onvoorzienbare evolutie van de bouwindex(en) sedert de datum waarop het bestek werd goedgekeurd, zijnde 18 februari 2022, is voormelde regeling niet langer haalbaar, mocht dit principe worden aangehouden zou dit betekenen dat het netto beschikbaar bouwbudget voor de opdrachtnemer dermate zou dalen dat noch een kwalitatief ontwerp nog mogelijk is noch de programma-eisen kunnen worden gehonoreerd.
De inschrijvers zouden bovendien ook constant het inhoudelijk voorstel moeten aanpassen (lees: ‘afbouwen’) in de verhouding dat de bouwkosten zouden blijven stijgen. Dit leidt tot een absoluut onwerkbare situatie.
Door de prijsindexering nu uit het plafondbedrag te halen, wordt het nastreven van het plafondbudget niet alleen behouden maar ook opnieuw haalbaar gesteld. Hierbij moet ook benadrukt worden dat het oorspronkelijke bestek ook reeds voorzag in een prijsherzieningsformule doch deze enkele begrensde in haar werking. Het is, gegeven de uitzonderlijke marktomstandigheden, niet langer haalbaar de prijsherziening, die de werkelijk prijsevolutie moet weergeven en opvangen, te beperken.
Het voorstel is de indexering, gelet op enerzijds de huidige marktomstandigheden maar evenzeer gelet op de opdeling tussen een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte (zie hoger) waardoor slechts na 1 januari 2025 zal worden beslist over de uitvoering van de werkenopdracht, als volgt toe te passen:
- het offertebedrag moet nog altijd rekening houden met een plafondbudget, maar er wordt een indexering van dit plafondbudget toegestaan voor de gunning van de Opdracht, volgens de formule 'Index I 2021' (zie verder), waarvan de basisindex deze is van de maand van de goedkeuring van het bestek, zijnde februari 2022, en de index deze van de maand voorafgaand aan de indiening van de definitieve offerte: voor het geïndexeerde offertebedrag wordt de opdracht gegund en gesloten. Met andere woorden het plafondbudget wordt geïndexeerd;
- op de opdracht wordt verder een prijsherziening toegepast volgens de formule 'Index I 2021' (zie verder), waarbij de basisindex deze is van de maand van de goedkeuring van het bestek.
Logischerwijze wordt het vooropgestelde plafondbudget van 22.000.000 EUR ook aangepast. Zo moet het voorziene indexatiebedrag van 1.1000.000 EUR (5 % van 22.000.000 EUR) in mindering gebracht worden van het plafondbedrag. Het nieuwe plafondbedrag bedraagt dan 20.900.000 EUR, exclusief indexering. Daarenboven is het opportuun om de indexatieformule te actualiseren naar de nieuwe formule.
In de loop van 2020 werd door de bouwsector en de overheid vastgesteld dat de index voor de prijsherziening van de bouwmaterialen (uitgedrukt in de 'waarde I' of 'index I') daalde, terwijl de prijzen van de materialen op de markt stegen. De samenstelling van het indexcijfer van de materiaalprijzen bleek in de praktijk niet meer te beantwoorden aan de werkelijke prijsevolutie van de gebruikte bouwmaterialen.
Daarom werd in januari 2021 de 'Index I 2021' ingevoerd, een index die nauwer aansluit bij de evolutie van de materiaalkosten in de bouwsector.
Die index is samengesteld uit zestig producten die in elf categorieën zijn gegroepeerd. De berekening van de 'Index I 2021' start met de afzetprijzen van de maand november 2020, en dan ook met als basis november 2020 = 100.
Contracterende partijen kunnen vanaf 2021 gebruikmaken van de nieuwe “Index I 2021”, van zodra zij dit onderling overeengekomen zijn in hun nieuw of bestaand contract.
De oude index I wordt gepubliceerd tot en met december 2022. Tot dan vormen de oude 'Index I' en de nieuwe 'Index I 2021' beiden geldige alternatieven voor het 'maandelijks indexcijfer' zoals naar verwezen wordt in de Woningbouwwet (Wet Breyne) en in de regelgeving betreffende overheidsopdrachten. Het is aangewezen nu de vlucht vooruit te kiezen en in dit dossier voortaan de index 'I - 2021' te hanteren.
Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 december 2021 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.
akkoord te gaan met de actualisatie van het bestek tot aanstelling van een partner voor het ontwerp en de bouw van een stedelijke bibliotheek en het Huis van het Kind op het Hendrik Heymanplein in functie van de indiening van de definitieve offerte.
Een exemplaar van het bestek wordt als bijlage aan de notulen van deze zitting gehecht.