2023_GR_00157 - Organisatiebeheersing: rapport organisatiebeheersing 2022 en planning 2023 - 2024: kennisneming

gemeenteraad

vr 23/06/2023 - 21:00 de gemeenteraadzaal

Kennis genomen

Samenstelling

Aanwezig

Lieven Dehandschutter, burgemeester (N-VA); Wout De Meester, schepen (Groen); Peter Buysrogge, schepen (N-VA); Ine Somers, schepen (Open Vld); Carl Hanssens, schepen (N-VA); Bart De Bruyne, schepen (Groen); Filip Baeyens, schepen (N-VA); Sofie Heyrman, schepen (Groen); Jos De Meyer, raadslid (CD&V); Gaspard Van Peteghem, raadslid (Vooruit); Kris Van der Coelden, raadslid (Vooruit); Roland Pannecoucke, raadslid (Vlaams Belang); Julien Ghesquière, raadslid (CD&V); Ilse Bats, raadslid (Vooruit); Marc Huys, raadslid (Vlaams Belang); Bart Merckx, raadslid (N-VA); Anita Dhollander, raadslid (CD&V); Maxime Callaert, schepen (N-VA); Veerle De Beule, raadslid (N-VA); Femke Pieters, raadslid (Vlaams Belang); Hasan Bilici, raadslid (Vooruit); Marcel Van Looy, raadslid (N-VA); Luk Huys, raadslid (N-VA); Kelly Van Elslande, raadslid (N-VA); Mia Mortier, raadslid-voorzitter (Groen); Filip Herman, raadslid (N-VA); Aster Baeck, raadslid (Groen); Johan Uytdenhouwen, raadslid (CD&V); Saloua El Moussaoui, raadslid (CD&V); Kristof Van Gansen, raadslid (CD&V); Anneke Luyckx, raadslid (Vlaams Belang); Tchantra Van De Walle, raadslid (N-VA); Koen De Smet, raadslid (N-VA); Karel Noppe, raadslid (Open Vld); Tunrayo Adeolu, raadslid (Groen); Christine Meert, raadslid (N-VA); Chris Wauman, raadslid (PVDA); Steve Vonck, raadslid (Vooruit); Johan Verhulst, algemeen directeur; Fabrice Vandemalle, Korpschef Wd.

Verontschuldigd

Frans Wymeersch, raadslid (Vlaams Belang); Jan Snellings, raadslid (Vlaams Belang); Lore Baeten, raadslid (CD&V); Tamara De Boey, raadslid (Vlaams Belang); Tarik Van Ballaer, adjunct-algemeen directeur

Secretaris

Johan Verhulst, algemeen directeur

Motivering

Argumentatie

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
- de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
- wetgeving en procedures naleeft;
- over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
- op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
- de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het kader voor organisatiebeheersing werd op 25 juni 2021 gemeenschappelijk vastgelegd voor de stad en het OCMW.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar. Het verslag organisatiebeheersing 2022 loopt van juni 2021 tot mei 2022. Er wordt een overzicht gegeven van de stand van zaken van de acties ondernomen in het kader van organisatiebeheersing in 2022 en de planning voor 2023 en 2024.
De acties worden beheerd in de tabel ‘planning en opvolging organisatiebeheersing’, die als bijlage bij dit verslag wordt gevoegd. In deze tabel wordt elke beheersmaatregel gekoppeld aan de bron van risicodetectie, een omschrijving, een eigenaar, een timing en een status. De audits van Audio en Audit Vlaanderen zijn opgenomen in de tabel onder een algemene noemer. De acties zijn opgenomen en worden opgevolgd in aparte documenten, opgesteld door de auditdiensten met bijhorende instructies. In het verslag wordt daarom uitvoerig ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot de lopende audits.

Juridische grond

Decreet lokaal bestuur, deel 2 titel 2 hoofdstuk 5 en artikelen 40 en 41.
Gemeenteraadsbeslissing van 25 juni 2021 houdende goedkeuring van het kader organisatiebeheersing voor stad en OCMW.

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

kennis te nemen van het rapport organisatiebeheersing 2022 en de planning voor 2023 - 2024.
Een exemplaar van het rapport en van de planning wordt als bijlagen aan de notulen van deze zitting gehecht.