2019_GR_00445 - Diensten: pilootproject 'licht als een dienst' stadhuisvleugel Onze-Lieve-Vrouwstraat: wijze van gunning, raming en voorwaarden: goedkeuring

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en dien­sten, in het bijzonder artikel 36 en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41.
Gemeenteraadsbeslissing van 27 november 2015 houdende aanpassing van de definitie dagelijks bestuur, gewijzigd bij gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2017.
Gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2018 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.

De opdracht heeft als doel:
- het vernieuwen van een vijfentwintig jaar oude verlichtingsinstallatie, door vervanging met led, met het oog op het realiseren van een aanzienlijke energiebesparing;
- het promoten van circulaire economie, één van de speerpunten van duurzaamheid;
- het voldoen aan de eerder gemaakte opmerkingen van de externe dienst preventie en bescherming op het werk.

De opdracht bestaat aldus uit volgende elementen:

1. Verwijdering bestaande verlichtingsinstallatie
2. Installatie van nieuwe verlichting
        - opmaak van een lichtplan voor de nieuwe verlichtingsinstallatie conform geldende normering;
        - levering van producten/systemen;
        - uitvoering van de installatiewerken: projectmanagement, installatie, programmatie, inbedrijfname, certificatie.
3. Aanbieden van licht conform de NBN-EN 12464-1 en volgende drie kritische performantie-indicatoren (KPI’s):
        - behoud van het lichtniveau gedurende contractduur;
        - behoud van het totaal geïnstalleerd vermogen gedurende contractduur (m.a.w. vermogen van een armatuur met zelfde lichtniveau mag niet verhogen mocht vervanging nodig zijn);
         - minimaal niveau van functioneren van de verlichting gedurende contractduur.
4. Onderhoudsdiensten
        - jaarlijkse gezondheidsinspectie van het systeem;
        - software upgrades indien van toepassing;
        - servicetickets binnen de normale werkuren;
        - afgesproken servicetijden in geval van een probleem;
        - beschikbaarheid van reserve-onderdelen;
        - logistieke ondersteuning en onderhoudsactiviteiten;
        - gebruikersopleiding.

Het project omvat de linkervleugel van het stadhuis, kant Onze-Lieve-Vrouwstraat, en strekt zich uit over de kelder, het gelijkvloers, de eerste, tweede en derde verdieping. Het neogotische deel van het stadhuis en de vroegere pastorij behoren niet tot de projectomschrijving.
De initiële doorlooptijd van de opdracht is tien jaar. De geraamde kostprijs gedurende de initiële doorlooptijd bedraagt 30.000 EUR, exclusief btw, op jaarbasis.
Na de initiële doorlooptijd heeft de stad de mogelijkheid om de gehele infrastructuur over te nemen (koopoptie tegen één symbolische euro).
Als optie kunnen na de onderhoudsdiensten tot twee maal verlengd worden voor een periode van vijf jaar. De geraamde kostprijs voor de onderhoudsdiensten bedraagt 5.000 EUR, exclusief btw, op jaarbasis.
De indicatieve raming voor de gehele opdracht (inclusief alle opties en maximale looptijd van twintig jaar) bedraagt 400.000 EUR + 84.000 EUR (21 % btw) = 484.000 EUR.

In het kader van deze opdracht werd een bestek opgesteld door het team overheidsopdrachten in overleg met de firma Antea Group en de betrokken diensten.
De volgende gunningscriteria worden voorgesteld:
- prijs (50 %);
- technisch (25 %);
- onderhoudsaanpak conform de drie performantie-indicatoren (15 %);
- circulaire aanpak (10 %).

De jury voor het objectief beoordelen van de offertes bestaat uit vertegenwoordigers van:
- de dienst beheer gebouwen;
- het team overheidsopdrachten;
- andere betrokken diensten/partners.