2020_GR_00355 - Diensten: raamovereenkomst voor architectuuropdrachten: wijze van gunning, raming en voorwaarden: goedkeuring

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.

Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 42 §1, 1°a en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.

Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en latere wijzigingen.

Decreet lokaal bestuur, artikelen 40 en 41. 

Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 19 december 2019 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.

In het kader van de opdracht 'Raamovereenkomst voor architectuuropdrachten' werd een bestek met nummer 2020/050so opgesteld door de dienst overheidsopdrachten en administratie. De stad zal optreden als opdrachtgevend bestuur, maar ook het OCMW en het Zorgpunt Waasland zullen beroep kunnen doen op deze raamovereenkomst.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 200.000 EUR, exclusief btw, voor de totale looptijd van het contract, voor het aandeel stad en OCMW. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure met Europese bekendmaking.
De huidige opdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer waarbij niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst werden bepaald. De aanbestedende overheid kan de deelnemer aan de raamovereenkomst indien nodig schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen. Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
Deze raamovereenkomst werd opgemaakt om tegemoet te komen aan de problematiek op de dienst projecten gebouwen, met name een onderbezetting in 2020 als volgt:
- één functie van ingenieur niet ingevuld, wel tijdelijke ondersteuning halftijds via consultancy;
- één functie van architect niet ingevuld, wel een nieuwe aanwerving sinds 1 september 2020;
- één architect met loopbaanonderbreking van 1 februari 2020 tot 31 juli 2020, nam ontslag met ingang van 1 augustus 2020;
- één deskundige nam ontslag sinds 1 augustus 2020.
Door deze onderbezetting hebben een aantal grote dossiers in 2020 aanzienlijke vertraging opgelopen:
- dossier inkom SASK: ondertussen is er hiervoor externe projectopvolging aangesteld, de werken starten op 2 november 2020;
- reorganisatie inkom politie: het architectenbureau dat destijds het gebouw heeft ontworpen zal aangesteld worden om dit dossier uit te werken, realisatie via het ESCO-dossier.
In 2020 werd voorrang gegeven aan nominatief in het beleidsprogramma vermelde dossiers ten koste van onderhoudsdossiers. Deze onderhoudsdossiers kunnen evenwel niet blijvend achteruit geschoven worden.
De planning voor 2021 rond krijgen is niet realistisch met de huidige onvolledige dienstbezetting (3,5 VTE + 0,5 VTE consultancy in plaats van 6,5 VTE). Omdat invulling van technische profielen zeer moeizaam verloopt wordt dus voorgesteld om architectuuropdrachten extern door te schuiven. Het betreft kleine tot middelgrote werken met een maximum geraamde uitvoeringskost van 400.000 EUR per opdracht.
Anderzijds bestaat ook de mogelijkheid om projectmanagement extern te laten opnemen via Poolstok. Voor 'ontwikkeling visie en actieplan patrimoniumbeheer' zal voorgesteld worden projectbegeleiding via Factor 4 in te roepen.
Door de dienst projecten gebouwen werd voorgesteld om minstens al de opgesomde opdrachten (zie bijlage) via de raamovereenkomst architectuuropdrachten te realiseren.