2020_GR_00170 - Diensten: ICT: raamovereenkomst Gantner: wijze van gunning, raming en voorwaarden: goedkeuring

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gewijzigd bij wet van 16 februari 2017.
Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en dien­sten, in het bijzonder artikel 42 § 1, 1° d en de daarbij behorende koninklijke besluiten en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking.
Decreet lokaal bestuur, in het bijzonder artikelen 40 en 41.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 21 juni 2019 houdende vaststelling van de definitie dagelijks bestuur.
Raadsbeslissingen voor stad en OCMW van 19 december 2019 houdende vaststelling van verrichtingen die niet worden beschouwd als zijnde van dagelijks bestuur.

Afgelopen jaren is het softwarepakket ReCreateX van Gantner nv in gebruik genomen bij meerdere diensten (cultuur, klantencontacten, Sinbad ...) voor de verkoop van een breed gamma aan producten. Omwille van de uniformiteit, het gebruiksgemak en opduikende opportuniteiten worden er regelmatig nieuwe licenties en modules aangekocht, doorgaans via aparte gunningsprocedures.

Uit de resultaten van de afgelopen audits komen er echter veel voordelen op het vlak van organisatiebeheersing naar boven indien er voor één volledig geïntegreerd systeem wordt gekozen.
Wat betreft uitvoering van de aanbevelingen van enkele audits van Audit Vlaanderen heeft onze organisatie bijvoorbeeld volgende acties vooropgesteld:
- software gebruiken voor ontvangsten waar mogelijk;
- evolueren naar een cashloze organisatie.

Het afsluiten van een raamovereenkomst met Gantner nv laat het stadsbestuur bijgevolg toe om meerdere vliegen in één klap te slaan:
- er wordt orde gebracht in de vele afzonderlijke gunningen die in het verleden plaatsvonden, door alles op één lijn te trekken;
- door het bundelen van de opdracht is de organisatie in staat om verdere kortingen te verkrijgen;
- er wordt een kader geschetst waarbinnen de komende jaren probleemloos voor hetzelfde pakket kan gekozen worden.

De dienst overheidsopdrachten (leveringen en diensten) heeft, in overleg met de dienst beleidsondersteuning en de afdeling ICT, bekeken of de rechtstreekse onderhandelingen om technische redenen motiveerbaar is, en heeft hier groen licht voor gegeven. De motivatie hiervoor bestaat uit meerdere aspecten:
- ReCreateX is qua scope, reikwijdte en specificiteit uniek qua mogelijkheden, afdeling ICT heeft nog geen valabel alternatief op de markt kunnen terugvinden;
- ReCreateX is reeds aanwezig in de organisatie. Naast de opportuniteitskost die een omschakeling met zich zou meebrengen, is er tevens sprake van een groot tijdsverlies (door het voeren van een nieuwe procedure en het vervangen van de bestaande systemen na de sluiting van de overeenkomst), hetgeen niet strookt met de aanbevelingen van de audit;
- ReCreateX werkt niet in alle facetten samen met andere ondernemingen (door middel van integraties). Bovendien heeft de afdeling ICT uit afgelopen implementatietrajecten geconcludeerd dat, waar er sprake is van op te zetten integraties, er een significante kwetsbaarheid opduikt die tevens resulteert in verlies van functionaliteit en gebruikersgemak.
- naar de burger toe is het sowieso wenselijk om een uniform portaal aan te houden. De basis hiervoor is reeds gelegd met ReCreateX.

Op basis van deze motivatie wenst de dienst overheidsopdrachten (leveringen en diensten) een raamovereenkomst voor vier jaar af te sluiten met de firma Gantner nv, Ter Waarde 50, 8900 Ieper. Er zal een prijslijst (met korting) worden vastgelegd voor de licenties en modules die reeds in gebruik zijn in de organisatie en er zullen tevens afspraken gemaakt worden rond prijswijzigingen, vroegtijdige opzegging en service levels. De indicatieve raming hiervoor bedraagt maximaal twee miljoen EUR, inclusief btw. De afnames binnen dit contract zullen steeds aan het college worden voorgelegd, aangezien er nog geen duidelijk beeld is over de aangesproken budgetten per deelproject.

De indicatieve raming voor deze opdracht wordt ingeschat op 500.000 EUR (inclusief btw), op basis van volgende verdeling over de dienstjaren heen:
- 2020: 200.000 EUR;
- 2021: 150.000 EUR;
- 2022: 50.000 EUR;
- 2023: 50.000 EUR;
- 2024: 50.000 EUR.

Ter duiding heeft de afdeling ICT volgend overzicht gegeven over de reeds aangekochte en geplande projecten van 2020 (naast de later vermelde sporthallen):

Tevens wordt meteen gevraagd om een eerste project binnen deze op te zetten raamovereenkomst goed te keuren, aangezien de gemeenteraadsdrempel overschreden wordt.

In het meerjarenprogramma zijn door de sportdienst de nodige budgetten opgenomen om (op basis van deze raamovereenkomst) een toegangscontrole te voorzien in sporthal Ter Beke en sporthal De Klavers (200.000 EUR (inclusief btw)). Bovendien moet de dienst beheer gebouwen nog beperkte aanpassingen doen (geraamd op ongeveer 80.000 EUR (inclusief btw) per sporthal).

De dienst beheer gebouwen zal, parallel met de investeringen vanuit de sportdienst, de nodige investeringen uitvoeren in sporthal Ter Beke binnen de voorziene onderhoudsbudgetten voor stadsgebouwen teneinde een vlotte en efficiënte implementatie van de toegangscontrole/zaalreservatie van Gantner mogelijk te maken.
Dit omvat volgende zaken:
- vervangen toegangsdeuren sporthal;
- vervangen van deuren kleedkamers (in functie van de huidige conditie);
- plaatsen van de nodige deurpompen...;
- plaatsen kabels (maximaal uit te voeren in eigen beheer);
- plaatsen interne camerabewaking;
- plaatsen inbraakalarm;
- aanpassen verwarmings- en verluchtingsinstallatie om aansturing in functie van zaalreservatie mogelijk te maken (koppeling met energiemonitoring JEM);
- aanpassen verlichtingsinstallatie om aansturing in functie van zaalreservatie mogelijk te maken (koppeling met energiemonitoring JEM).

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met deze afname (360.000 EUR, inclusief btw, waarvan 200.000 EUR, inclusief btw) op basis van deze raamovereenkomst).